Profil de poste
Emploi-type Gestionnaire administrative
BAP J
Missions
Le (la) secrétaire/gestionnaire assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et administratifs auprès du directeur d’unité
Activités principales
Administration RH et Financière :
· Effectuer la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure. Instruire les dossiers en appliquant les procédures dédiées. Faire un suivi.
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
· Effectuer les dépenses (commandes, missions, RH), les enregistrer et les réceptionner
· Organiser les dépenses, faire les achats et les commandes, les missions, les recrutements en suivant les procédures.
· Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement (achats, commandes, recrutement, missions…)
· Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
· S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
· Constituer les dossiers des stagiaires (gratifications) et contractuels (CDD, vacataires),
· Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
· Etablir et suivre l’inventaire des équipements
Activités associées
Secrétariat :
· Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques),
· Assurer la tenue des agendas,
· Accueillir, orienter dans leur démarches les visiteurs et personnels de l’unité,
· Participer à l’organisation de la logistique de réunions, séminaires et colloques,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents (rapports, publications, supports de présentation, ...),
· Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l’unité
Connaissances
· Maîtrise des techniques de classement,
· Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
· Connaître les techniques de secrétariat, budgétaires et de la comptabilité publique
· Connaître le statut de la Fonction Publique,
Savoir-faire
· Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application
· Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques et gérer un agenda d’audience et de réunions
· Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
Aptitudes
· Capacités rédactionnelles
· Capacités organisationnelles
· Travailler en équipe
· Autonomie
· Sens de la confidentialité
Spécificité(s) / Contrainte(s)
du poste
Expérience souhaitée
· 1-2 dans la gestion ou comptabilité
Diplôme(s) souhaité(s)
· Bac secrétariat, gestion, comptabilité
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Liens
https://www.indeed.fr/jobs?q=inserm&l&vjk=4fa50bb5e8f8d106
https://rh.inserm.fr/nous-rejoindre/Pages/Offres-d-emploi.aspx
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